緑の報告書は、
誰を守っていたのか

舞台は、業務用の冷凍食品を作っている会社です。スーパーの惣菜売り場で揚げ直されている唐揚げやコロッケ、あれの「揚げる前」を作っている。工場は北関東に2つと九州に1つ。営業所が全国に8つ。社員はパートさんまで入れて900人ほどです。

情シスは7人しかいません。

このチームには、業務を説明した文書が1枚もありません。

依頼は、社員が「この人に言えば早い」と知っている担当者に、個別のチャットやメールで直接届きます。担当者はそれを、その場の判断で片付ける。対応した記録は残らないので、何が何件来ているのかも、誰も知りません。「その作業、何に基づいてやったの？」と聞かれても、たぶん誰も答えられません。

それでも毎日、仕事は回っています。回しているのは、7人それぞれの記憶と判断です。

この春、チームの中から一人がリーダーになりました。PCとアカウントの仕事を5年やってきた人です。前のリーダーのやり方を見て覚え、自分もそのやり方で回してきた。変わったのは、座る席だけです。

この人を、ここからは「リーダー」と呼びます。この物語の主人公です。

リーダーになった最初の週、情シス課長が一枚の紙を差し出しました。「月次報告、来月からはあなたがまとめて。去年と同じ作り方でいいから」

紙の端を指で軽くたたいて、課長は付け足しました。「うちはちゃんと回ってる。これを見れば分かる」

リーダーは、数字を集めているメンバーに聞いてみました。「この4つの項目、なんでこの4つなの？」

「前のリーダーのExcelに、監視ツールの数字を貼ってるだけで……なんでこの4つなのかは、分からないです」

6年前の夏、基幹システムが丸2日止まりました。出荷伝票が出せなくなって、工場の前に冷凍車が並んだ。荷台の温度を保つために、エンジンをかけたまま並んでいたそうです。情シスは役員会に呼ばれ、それから半年、何が起きたのか、なぜ防げなかったのかを毎月説明させられました。

そのころインフラ担当が作ったのが、この月次報告です。毎月、稼働率と障害件数を出す。全部緑。翌月から、役員会で情シスが責められることはなくなりました。

その日のうちに、経理部長が情シスの島に来ました。手に、紙を一枚持っていた。

「毎月こうなんです。言いに来るのも、今日で最後にしようと思って」

小さな声でそれだけ言って、部長は紙を置いて帰っていきました。

担当者のPCの画面の端に、メモ帳が開いている。聞くと、精算の明細はまずメモ帳に打ち込んで、それからシステムに貼り付けるのだそうです。

「消えるので」

誰が始めたのかは、もう誰も覚えていない。新人も、配属されたその日にこのやり方を教わる。

インフラ担当に記録を見せると、月末の3日を指でなぞって言いました。「最終日ですよ。8つの営業所の全員が、一斉に入れるから」

「ふだんの20倍は来ます。月の途中でぽつぽつ入れてくれれば、こんなに詰まらないのに」

リーダーは、なぜ全員が最終日に入れるのかを調べました。営業本部の古い通達が出てきます。「経費の精算は、月に1回、月末にまとめて提出すること」。

出したのは、10年前の経理部でした。当時はまだ紙の領収書に判子を押していた時代で、毎日ばらばらに出されると経理が回らなかった。それで月1回にまとめてもらった。システムが入ったあとも、通達だけが残りました。

リーダーは、月次報告に一行だけ足しました。「月末3営業日、締めは止まらずに終わったか」。この行の判定は、情シスではなく経理部長に付けてもらうことにした。

それから営業本部に、精算を週1回にできないかと相談しました。営業本部長の返事は短いものでした。「営業に余計な手間を増やすな」。

だから4月の締めも、やっぱり詰まりました。経理の担当者の画面の端には、今月もメモ帳が開いていた。月次報告に、6年ぶりの赤が出ます。

課長は渋い顔をしました。「赤を出すと、役員会で何か言われるぞ」。

経理部長は、赤い行をしばらく見ていました。「赤ですね」とだけ言って、紙を二つに折り、胸ポケットに入れた。部長が月次報告を持ち帰ったのは、6年間で初めてだったそうです。

4月の報告を出したあと、リーダーは一人で去年の月次報告を見返していました。

去年まで、自分もこの紙の数字を貼る側にいた。緑が並ぶと、ほっとした。経理の画面の端にメモ帳が開いていることには、5年間、一度も気づかなかった。